استفاده از شبکه‌های غیرمجاز کارمندان
قسمت دوم
تاریخ انتشار : مارچ 2010
منتشر شده در مجله کسب‌و‌کار هاروارد
روی مسائل مهم برای سازمان تمرکز کنید
انجمن‌های پایدار به مشکلات واقعی پیش روی مدیران ارشد می‌پردازند. در شرکت داروسازی فایزر، یکی از این مسائل سلامت دارویی بود .این شرکت بیش از 200 پروژه توسعه دارو در مراحل مختلف و در کشورهای مختلف داشت که دو نوع اتحاد برای ارائه توصیه‌هایی بین این پروژه‌ها داشت. او در شوراها و شبکه‌های گروه‌های عملکردی امنیتی خدمت کرده است. حدود 20 درصد از پرسنل امنیتی شرکت عضو یکی از این دو اتحادیه بودند.
9 شورای ایمنی دارو بر روی موضوعات کلیدی مانند اندام‌های حیاتی مانند کبد، قلب یا ایمنی کودک تمرکز می‌کند که هر یک از آن‌ها میانگین است. دوازده بخش تشکیل شد که هر یک حوزه تخصصی و دانش عمیق خود را در زمینه فارماکولوژی، شیمی توسعه بالینی و طبقه‌بندی بیماری‌ها این نکات هنگام تصمیم‌گیری‌های دشوار در مورد مشکلات احتمالی امنیت اطلاعات مفید بودند.
آن‌ها مسئول کمک به تیم‌های پروژه بودند. این اعضا داوطلب و رهبری هستند. عضویت در این شوراها به اعضا بالاترین جایگاه حرفه‌ای را می‌داد. عضویت داوطلبانه در این شبکه رایگان بود و بر حوزه‌ها یا عملیات خاصی مانند فعالیت‌های آزمایشگاهی یا فناوری‌های جدید مانند فناوری نانو متمرکز بود. اگر تقاضای مشاوره برای خدمات آن به اندازه کافی بالا باشد، شبکه به وضعیت شورا ارتقا می‌یابد. شوراها و شبکه‌هایی در سراسر سازمان ایجاد شده‌اند، بنابراین می‌توان با اتخاذ رویکرد پورتفولیو در یک بخش یا یک مرکز پزشکی، در ماه‌ها صرفه‌جویی کرد. فرآیند توسعه محصولات جدید ایجاد می‌کند. مراقب مشکلات امنیتی احتمالی و استفاده باشید. فرآیندهای وقت‌گیر مانند جمع‌آوری و مقایسه داده‌های تست و نتایج سایر بخش‌های شرکت. مثلاً نصیحت حفاظت کلیوی با استفاده از یک نشانگر آزمایشگاهی جدید که اخیراً در یک مطالعه ایمنی حیوانی ایجاد شده است. برای ارزیابی‌های انسانی استفاده می‌شود که پروژه را بسیار مرتبط می‌کند تا هر چه زودتر به مرحله اول درمان برسیم. به دلیل محدودیت‌های زمانی در توسعه پروژه، صرفه‌جویی در زمان می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر عمر محصول و نتایج تجاری در جهان سازمان‌های غیرانتفاعی، سازمان ملل متحد داشته باشد.
این اتحاد 12 انجمن را ایجاد کرده است که با مسائل مهم اجتماعی و اقتصادی در هند سروکار دارند. به اشتراک‌گذاری راه‌حل‌ها بین افراد سازمان‌های دولتی و غیردولتی (NGOs) ) مدیریت مسائلی مانند غذا و آموزش و ترویج و پیشگیری از ایدز از اهداف انجمن است که در حال حاضر بیش از 3000 تا 4000 عضو دارد. آن‌ها کارکنان پایه دارند.
همچنین به آن‌ها اجازه داد تا آنچه را که در مورد اجرای برنامه آموخته‌اند با سازمان‌های دولتی و سیاست‌گذاران به اشتراک بگذارند.
افزایش بینش عملی اعضا تصمیمات و خط مشی‌ها را تحت تأثیر قرار داد و ایجاد کرد تصویب برنامه‌ها بسیار موفق بود. یکی از هماهنگ‌کنندگان گروه‌های سازمان ملل در هند می‌گوید که رفع موانع نهادی به این به افراد اجازه می‌داد بدون در نظر گرفتن پیشینه، سازمان یا مکانشان ارتباط برقرار کنند. این به افراد بیشتری اجازه داد تا راه‌حل‌ها را نسبت به هر برنامه دیگری مبادله کنند. جوامع همچنین مراکز تحقیقات، مجموعه‌ها و موارد دیگر هستند. آن‌ها مسئول ارائه راه‌حل‌های به موقع برای مسائل مهم بودند، به عنوان مثال، اعضای انجمن امنیت غذایی و تغذیه با کشاورزان محلی برای ارائه وعده‌های غذایی مداوم نیم روزه به مدارس دولتی شریک شدند. در روستاهای جنوبی، آنجیائو یک مدرسه باغ سبزی تا سیس کرد. که در آن به دانش آموزان نحوه پرورش و استفاده از سبزیجات آموزش داده می‌شود. این انجمن در حال گسترش این ایده موفق در سراسر کشور است، زیرا مواد غذایی در هند تنها حاوی 10 درصد از حداقل مقدار مورد نیاز ویتامین‌ها و مواد معدنی است. ناهار پیش‌دبستانی منجر به بهبود واقعی در سلامت کودکان شده است.
تعیین اهداف انجمن و اجرای آن‌ها
اهداف رسمی نه تنها تبادل نظر و اطلاعات را تسهیل می‌کند، بلکه باعث تقویت انجمن‌ها و حفظ تمرکز و دلایل حضور در جلسات می‌شود. مهم‌تر از همه، آن‌ها نقش ترکیبات را در ارگانیسم روشن می‌کنند. در ConocoPhillips ، انجمن‌ها به گروه‌های عملیاتی مسئول نظارت بر پیشرفت در مناطق تقسیم می‌شوند.
گفته می‌شود آن‌ها در زمینه نفت و گاز متخصص هستند. اکثر تیم‌های مدیریتی دارای 8 تا 10 مدیر ارشد با اهداف چالش برانگیز و قابل‌اندازه‌گیری مانند کاهش تعداد میادین نفتی کشف نشده هستند. آن‌ها اساس هر بشکه نفت هستند. گروه ضربت پلتفرمی ایجاد کرد که خود را ثابت کرده است. ضررهای غیرمنتظره ناشی از خرابی تجهیزات را می‌توان تا 10 درصد در یک سال کاهش داد. اهداف روشن و مشخص، شاید فعالیت انجمن‌ها. اگرچه واحدهای عملیاتی مشابه هستند، اما انجمن‌ها اغلب از نظر آنچه که سعی در انتقال دارند متفاوت هستند. نیازهای بلند مدت متفاوت است.
سازمان‌های امنیتی فایزر، برای خود، اهداف سازمانی را برای این تیم‌های پروژه اتخاذ می‌کنند تمرکز آن‌ها بر حوزه‌های تخصصی هرگز به آن‌ها نمی‌رسد. اهداف انجمن کلیوی فایزر شامل توسعه استراتژی‌های تحقیقاتی سطح بالا و بلندمدت مرتبط با سم‌شناسی کلیه است. همچنین اهدافی مانند شناسایی راه‌هایی برای به اشتراک گذاشتن منابع بین پروژه‌های تحقیقاتی کلیه، ارزیابی فرصت‌های خارجی در تحقیقات کلیه، مانند همسویی استراتژیک دارد.
تضمین حاکمیت واقعی
انجمن‌ها نیز مانند گروه‌ها، برای ادغام در سازمان نیاز به برقراری روابط رسمی قوی با مدیران ارشد سازمان دارند. شرکت‌ها اغلب یک مدیر برای حمایت از هر سازمان منصوب می‌شود. اگر این مدیر اهداف و ارزش‌های سازمان را درک نکند و راه قوی برای جذب مدیران ارشد نداشته باشد، این رویکرد یک مدیریت خسته‌کننده خواهد بود. لیدهای کند می‌توانند تحت تأثیر قرار گیرند.
انجمن‌های Pfizer توسط دو مدیر از بخش‌های تحقیق و توسعه ایمنی دارو و بخش مدیریت ریسک و ایمنی پشتیبانی می‌شوند، که هر دو حوزه عملکردی بزرگ‌تری نسبت به انجمن‌ها دارند. هم مدیران و هم رهبران انجمن اهداف را برای ارائه بازخورد در جلسات هر شش ماه یک‌بار بررسی می‌کنند و بر اثربخشی و نیازهای انجمن تمرکز می‌کنند، برای مثال زمانی که یک انجمن اطلاعات بیمار را به مدت 10 سال ذخیره می‌کند.
امکان استخراج الگوها از پاسخ‌های شاخص را ارائه می‌دهد ، مدیر یک رویکرد سیستماتیک‌تر، ایجاد یک پایگاه داده تعاملی را ارائه می‌دهد و مدیر با ارائه دو مدیر پروژه اطمینان حاصل می‌کند که انجمن منابع عملیاتی لازم را دارد. این دو مدیر می‌توانند مواد لازم را برای برنامه‌ریزی جلسات نگهداری وبسایت ایجاد کنند برنامه‌های آموزشی کمک می‌کند.
ایجاد انتظارات بالا برای مدیریت
اگرچه انتظارات نامرئی مدیریت تأثیر زیادی بر گروه دارد، زیرا به صورت گروهی ساخته می‌شوند، اما حمایت مدیر. حتی وابستگی یک سازمان نیز اگر واقعاً در جامعه مشارکت نداشته باشد، فایده‌ای ندارد. هر انجمن تبادل، راه‌حل در هند توسط یک آژانس محلی حمایت می‌شود سازمان ملل در دسترس است. زمانی که مدیرعاملی که در فعالیت‌های انجمن فعالیت می‌کرد، جایگزین مدیری شد که کمتر درگیر بود، میزان مشارکت در انجمن کاهش یافت و این تنها در صورتی بود که مدیر جدید متعهد به شکوفایی انجمن بود. انجمن دوباره شروع می‌شد. شلمبرگر خدمات میدان نفتی را با 7700 کارمند در بیش از 80 کشور ارائه می‌دهد. هر انجمن یک معاون مدیر دارد که بسیاری از آن‌ها بسیار به انجمن و کار آن اختصاص دارند. به عنوان مثال، اسپانسر یک انجمن زمین‌شناسی شش هدف را برای انجمن بر اساس اهداف تجاری اداره تعیین کرده است. آزادی یکی از این موارد، مجموعه‌ای از مقالات در مورد تحقیقات شلمبرگر در مجلات خارجی است که بر موضوعاتی تمرکز دارد که به اندازه کافی در ادبیات زمینه این رشته پوشش داده نشده است. مدیریت در فلورا انتظار می‌رود انجمن منبع و منبع فنی برای سازمان باشد و استانداردها و رویه‌های لازم را تدوین کند.
به حداکثر رساندن تأثیر اتحادیه‌ها
سازمان‌ها معمولاً توجه چندانی به اتحادیه‌ها ندارند زیرا مشارکت آن‌ها فقط برای اعضا نیست. برای شرکت مفید تلقی می‌شود. تحقیقات ما نشان می‌دهد که شرکت‌ها می‌توانند از فعالیت‌های انجمن مؤثر به چهار روش استفاده کنند. برای افزایش تعیین ساعات کار واقعی برای مشارکت سایت‌ها بزرگ‌ترین شکایت رهبران اتحادیه‌ها کمبود وقت برای انجام وظایف است. رهبری انجمنی عموماً یک فعالیت فوق‌برنامه در نظر گرفته می‌شود که بر سایر فعالیت‌ها اولویت دارد. در حال حاضر بسیاری از شرکت‌ها رهبری انجمن را به عنوان بخشی رسمی از شرح وظایف خود دارند. ارزیابی عملکرد گنجانده شده است. تحقیقات نشان می‌دهد که یک رهبر انجمن بین نیم روز تا یک روز در هفته یا به طور متوسط 17 درصد از وقت خود را سپری می‌کند برای فعالیت‌های رهبری انجمن. در برخی از سازمان‌ها، رهبری انجمن به عنوان یک موقعیت تمام وقت در نظر گرفته می‌شود. انجمن تبادل سازمان ملل متحد دارای یک سرپرست تمام وقت و یک پژوهشگر است برخی از شرکت‌ها جایزه اختیاری را برای همکاری با انجمن و برخی دیگر رهبری انجمن را یک قدم می‌دانند. آموزش مسئولین انجمن از شرایط شغلی حرفه‌ای محسوب می‌شود نقش آن‌ها رهبری جامعه با رهبری گروهی متفاوت است. تحقیقات نشان می‌دهد که شرکت‌ها به آموزش‌های تخصصی در زمینه مهارت‌های لازم برای اداره انجمن‌ها نیاز دارند. این با ارزش است. به عنوان مثال، در شلمبرگر، رهبران سالانه توسط اعضا انتخاب می‌شوند. رهبر جدید تحت یک دوره آموزشی یک‌روزه آموزش جنبه‌های انجمن که با گروه‌ها متفاوت است. مثل یادگیری نحوه کسب دانش و تجربه، مشارکت دادن داوطلبان در فعالیت‌ها، افزایش عضویت، همکاری با اعضای خارج از شرکت و تأثیرگذاری بر گروه‌های عملیاتی در سلسله‌مراتب ارتباط مستقیم با آن‌ها وجود ندارد.
ConocoPhillips از همه رهبران انجمن می‌خواهد که به یک کمپ آموزشی بروند که توضیح دهد رهبران از آن‌ها چه انتظاراتی دارند و چگونه دوره آموزشی با اهداف تجاری جامعه مرتبط است. بعد از مدیریت، پشتیبانی انجمن، انتظارات مدیریت و آنچه که شرکت به عنوان عوامل حیاتی موفقیت در نظر می‌گیرد، مانند تعریف مشارکت اعضا و اهداف فعالیت و تعیین شاخص‌ها.
فعالیت‌های حضوری انجام دهید. در دهه گذشته، بسیاری از سازمان‌ها این کار را انجام داده‌اند. در میان دیگران خواهد بود. انجمن سالانه شلمبرگر با رقبا بهترین نمونه از چگونگی بهبود ابزارهای شرکت عملکرد مشتری است.نظرات در انجمن‌ها در همه زمینه‌ها وجود دارد. هنگامی که اولین انجمن‌ها شروع به ظهور کردند، ما آن‌ها را راهی ارزان برای انتشار این خبر دیدیم.
دانش و به اشتراک‌گذاری بهترین تجربیاتی که ما شناسایی کرده‌ایم، ما معتقدیم که آن‌ها باید خودگردان و خودکفا باشند. او می‌توانست پرواز رادارهای سلسله‌مراتب سازمانی را ببیند. علاوه بر این، توسعه و تجلی آن‌ها باید حداقل باشد مدیران عامل همراه هستند؛ نکته‌ای که به نظر می‌رسد همیشه قابل اجراست. اما زندگی و تجارت به طور فزاینده‌ای پیچیده‌تر می‌شوند و مشارکت برای ایجاد و حفظ تمایز طولانی‌مدت ضروری است ساختار و نظارت بیشتری بر مدیران اجرایی پیدا کنید.
با این حال، گروه‌های موضوعی همچنان کارآمدتر و مقرون به صرفه‌تر از سایر منابع محتوا هستند و نیاز به نظارت و مداخله کمتری دارند. زمانی که سازمان‌ها با کاهش بودجه و مدیران رو به رو هستند، اتحادیه‌ها می‌توانند منابع ارزشمندی برای هماهنگی باشند. واحدهای سازمانی باید مستقل از مرزها باشند. مانند شلمبرگر، گروه‌های عملیاتی فلور فایزر و ConocoPhillips یا سازمان ملل متحد در هند دریافتند که انجمن آن‌طور که در نگاه اول به نظر می‌رسد غیر رسمی و مستقل نیست. پتانسیل مشارکت و همکاری جهانی توسط سیستم‌های فناوری اطلاعات امکان‌پذیر شده است و انجمن‌های موفق به موارد بیشتری نیاز دارند . آن‌ها به سیستم‌های انسانی نیاز دارند که بر اهداف و علایق اعضا تمرکز کرده و آن‌ها را در سازمان ادغام کند. این سیستم‌ها باید به اندازه کافی کارآمد باشند تا در زمان ارزشمند خود صرفه‌جویی کنند.
Using unauthorized employee networks
part 2
ترجمه و تدوین از وبسایت شخصی دکتر سعید سعیدی‌پور
انتشار مطالب فقط با ذکر منبع این وبسایت مجاز است.
