وقت مدیر بر دوش کیست؟
قسمت سوم
منتشر شده در مجله کسب‌و‌کار هاروارد
محول کردن ابتکار
منظور ما از به کار بردن این مثال میمون روی شانه ، در واقع این است که مدیران می‌توانند ابتکار عمل را به کارمندان خود واگذار کنند و اجازه بدهند مسئولیت کار با زیردستان باشد و ما سعی کردیم که این حقیقت را برجسته کنیم که درست است که این امر یک امر عادی است بلکه نقطه‌ای بسیار ظریف نیز می‌باشد مدیر باید از این امر مطمئن شود که زیردستانش کار را متعلق به خود بدانند و هنگامی‌که مدیر این ابتکار را از کارمندان باز پس می‌گیرد دیگر وقت در اختیارش که متعلق به خود او است را از دست می‌دهد و وقت او به وقتی تحمیل‌شده از طرف زیردستش تبدیل می‌شود
علاوه بر این مدیر و کارمند نمی‌توانند هم‌زمان ابتکار عملی یکسانی را به شیوه اثربخش داشته باشند وقتی از طرف کارمند گفته می‌شود که رئیس ،ما مشکلی داریم بیانگر یک دوگانگی است و اینکه یک میمون هم‌زمان بر دوش هر دو نفر سوار است این شیوه کنترل میمون بسیار شیوه بدی است بیایید چند لحظه وقت صرف بررسی این مسئله که ما به آن کالبدشکافی ابتکار مدیریتی می‌نامیم .
این کار پنج روش دارد که مدیر می‌تواند آن‌ها را در رابطه با رئیس و سیستم استفاده کند
1- صبر کنیم تا به ما بگویند (پایین‌ترین ابتکار)
2- بپرسیم چه باید بکنیم
3- توصیه کنیم سپس اقدام کنیم
4- اقدام کنیم اما فوراً توصیه کنیم
5- به ابتکار خود عمل کنید سپس گزارش کار خود را به‌صورت عادی اعلام کنید( این بالاترین ابتکار)
مبرهن است که مدیر باید آن‌قدر ماهرانه عمل کند که در رابطه با رئیس یا سیستم خود را درگیر ابتکارات از نوع یک و دو نکند زیرا مدیری که از ابتکار نوع یک استفاده می‌کند هیچ کنترلی روی وقت تحمیل‌شده از طرف رئیس یا سیستم خود را نخواهد داشت و در نهایت نمی‌تواند گله کند که زمان و وقت خود را تلف کرده است .
مدیری که از ابتکار نوع ۲ استفاده می‌کند به انتخاب زمان استفاده ، کنترل دارد ولی بر محتوای آن هیچ کنترلی نخواهد داشت .
ابتکارات نوع سه چهار پنج کنترل زمان به دست مدیر خواهد بود اما بیشترین کل کنترل در نوع ۵ اعمال می‌شود
کار مدیر در ارتباط با زیردست‌ها دوگانه است اول اینکه او باید استفاده از ابتکارات نوع یک و دو ممانعت کند که این باعث خواهد شد که یاد بگیرند که بر خود تسلط پیدا کنند و کارها را با تمام و کمال انجام دهند دوم اینکه اطمینان حاصل کنند که وقتی کاری از دفتر خارج می‌شود در زمان و مکان توافق شده برای جلسه بعدی نیز سطح ابتکار توافق شده تعیین شود که در تقویم مدیر نیز تاریخ آن ثبت شده باشد .
مراقبت از میمون‌ها و تغذیه‌ی آن‌ها
برای توضیح بیشتر در مورد استفاده میمون نشسته بر شانه که به کار برده شده است در و نحوه محول کردن کارها و کنترل آن‌ها باید به دفتر وقت ملاقات فعال مدیر نگاه کنیم که پنج قانون محکم و سریع حاکم بر نگهداری و تغذیه میمون‌ها را ملزم می‌کند( نقض این قواعد به وقت در اختیار مدیر صدمه خواهندزد)
قاعده 1
میمون‌ها باید تغذیه شوند یا اینکه آن‌ها را باید از بین ببرند در غیر این صورت از بی‌غذایی از بین خواهد رفت و مدیر مجبور خواهد شد وقت خود را با صرف تشییع‌جنازه و تشریفات مربوط به آن تلف کند .
قاعده 2
جمعیت میمون‌ها را باید زیر نظر داشت و تعداد آن‌ها نباید از تعداد مدیران که وقت تغذیه آن‌ها را دارند بیشتر شوند زیردست‌ها تمام‌وقت خود را به تغذیه میمون‌ها اختصاص خواهند داد و نه کسان دیگر تغذیه میمون‌ها که به شکل خوبی مراقبت شده‌اند نباید بیشتر از پنج‌تا پانزده دقیقه از وقت مدیر را بگیرد .
قاعده 3
تغذیۀ میمون‌ها باید تنها در وقت مقررشده و به اندازه‌ای که از قبل تعیین‌شده صورت بگیرد و وقت مدیر نباید صرف میمون‌های گرسنه و گرفتار اختصاص یابد و هر میمونی که به دستش می‌رسد را تغذیه کند .
قاعده 4
میمون‌ها را باید با گفتگوی تلفنی تغذیه کرد ولی با پست و یا ایمیل نباید این کار را انجام داد زیرا نامه نوشتن و پاسخ دادن به مستندات خود از وقت مدیر خواهد کاست و البته با این کار از وقت تغذیه کم نخواهد کرد .
قاعده 6
هر میمون باید زمان تغذیه بعدی و سطح ابتکار مشخصی داشته باشد البته می‌شود با رضایت طرفین وقت آن را تغییر داد ولی نباید مبهم و نامشخص باقی بماند که این امر باعث خواهد شد میمون از گرسنگی بمیرد یا اینکه بر دوش مدیر سوار شود باید روی زمان مشخص و محتوای کار کنترل داشته باشید مدیر باید وقت خود را مدیریت کند و باید مدیر وقت تحمیل‌شده از طرفه زیردست خود را کم کند تا وقت در اختیارش افزایش پیدا کند .
توصیه می‌شود که هر مدیر مقداری از وقت در اختیار خود را صرف مطمئن شدن از کار کارمندان کند تا بفهمد هر کارمند ابتکار عمل را به عهده خود می‌داند و آن را به کار می‌بندد و قسمت دیگر از وقت در اختیار خود را صرف کنترل تنظیم و محتوای وقت تحمیل‌شده از طرف رئیس و تحمیل‌شده از طرف سیستم استفاده کند که این کارها قدرت نفوذ مدیر را افزایش خواهد داد و این امکان را برای مدیر فراهم خواهد کرد تا ارزش هر ساعتی که در مدیریت وقت مدیر صرف می‌شود بدون محدودیت نظری چندین برابر شود.
Who is responsible for the manager's time
Part 1
Harvard Business Review
