ترکیب کاملی از داده‌ها و روایت را پیدا کنید

ترکیب کاملی از داده‌ها و روایت را پیدا کنید

تاریخ انتشار : ژوئن  2013

منتشر شده در مجله کسب‌و‌کار هاروارد

بیشتر سخنرانی‌ها در گستره وسیعی بین گزارش و داستان قرار می‌گیرند. گزارش‌ها غنی از داده‌ها، کامل و آموزنده هستند، اما چندان جذاب نیستند. داستان‌ها به گوینده کمک می‌کنند با مخاطب ارتباط برقرار کند، اما در اغلب مواقع شنوندگان می‌خواهند حقایق و اطلاعات را نیز بشنوند. سخنران‌های خوب داستان و اطلاعات را مثل یک کیک، لایه‌لایه می‌کنند و می‌دانند گفتگوهای مختلف به اجزای متفاوتی نیاز دارند.

مشخصاً تمام سخنرانی‌ها ارزش سرمایه‌گذاری ندارند. اما اگر تصمیم دارید متن سخنرانی خود را حفظ کنید، این نکته را در نظر بگیرید که یک قوس قابل پیش‌بینی برای منحنی یادگیری وجود دارد. بیشتر افراد وارد منطقه‌ای می‌شوند که متن سخنرانی را به‌طور کامل حفظ نکرده‌اند؛ من این منطقه را «دره ناهنجاری» می‌نامم. اگر درحالی‌که در این منطقه گیرکرده‌اند سخنرانی کنند، مخاطب متوجه حالت عجیب سخنران می‌شود. در این حالت کلمات ادا شده به‌صورت متن روخوانی شده به نظر می‌رسد. سخنران لحظات سختی را پشت سر می‌گذارد، گاهی به فاصله‌ای دور خیره می‌شود، یا به بالا نگاه می‌کند تا خطوط سخنرانی را به خاطر بیاورد. این حالت باعث می‌شود بین سخنران و مخاطب فاصله ایجاد شود.

خوشبختانه گذر از این نقطه ساده است. کافی است بارها و بارها سخنرانی را تکرار کنید تا کم‌کم جریان کلمات به حالت طبیعی برسند. حالا می‌توانید بر روی ارائه سخنرانی با معنی تمرکز کنید. نگران نباشید به این نقطه می‌رسید.

اما اگر زمان کافی برای یادگیری یک سخنرانی کامل و گذر از دره ناهنجاری را ندارید، تلاش نکنید. به کلمات کلیدی کارت‌های یادداشت رو بیاورید. کافی است بدانید هر کلمه کلیدی برای توضیح چه موضوعی نوشته شده است. روی یادآوری ارتباط کلمات کلیدی و تغییر موضوع از یک کلمه به کلمه دیگر تمرکز کنید.

به لحنتان نیز توجه کنید. برخی از سخنرانان می‌خواهند لحنشان مقتدرانه، عاقلانه، قدرتمند یا پرشور به نظر برسد، اما بهتر است لحنتان مانند وقتی صحبت می‌کنید باشد. سعی نکنید لحنتان را تغییر بدهید. سعی کنید خودتان باشید.

اگر سخنرانی را به‌عنوان یک سفر موفق در نظر بگیرید، بهتر است در طول مسیر شروع به آزار همراهان خود نکنید. برخی از سخنرانان در طول سخنرانی بیش‌ازحد به خودنمایی می‌پردازند. آن‌ها شروع به خودنمایی می‌کنند و این مسئله باعث می‌شود ارتباطشان با مخاطب از بین برود. اجازه ندهید این اتفاق بیفتد.

حضورتان را روی صحنه بهبود بدهید

برای سخنرانان بی‌تجربه، حضور فیزیکی روی صحنه سخت‌ترین بخش سخنرانی می‌باشد – اما برخی سخنرانان اهمیت حضور فیزیکی را بیش‌ازحد در نظر می‌گیرند. انتخاب درست کلمات، داستان و مضمون، بیش از نحوه ایستان یا احساسات شما اهمیت دارد و بیشتر بر روی موفقیت شما تأثیر می‌گذارد. و وقتی نوبت به حضور بر روی صحنه می‌رسد، توجه به صحبت‌های مربی کمک زیادی به شما می‌کند.

بزرگ‌ترین اشتباهی که در تمرینات اولیه دیده می‌شود تکان دادن بیش‌ازحد بدن است. تکان دادن بیش‌ازحد بدن شامل حرکت از یک‌طرف صحنه به‌طرف دیگر یا انداختن وزن بدن از روی یک‌پا بر روی پای دیگر می‌باشد. زمانی که فرد عصبی است این کارها را به‌صورت طبیعی انجام می‌دهد، اما این تحرکات باعث حواس‌پرتی می‌شود و باعث می‌شود گوینده ضعیف به نظر برسد. واداشتن شخص به بی‌حرکت نگه‌داشتن پایین‌تنه می‌تواند حضور او را بر روی صحنه به طرز چشمگیری بهبود بخشد. برخی از افراد می‌توانند در حین سخنرانی درصحنه قدم بزنند، و اگر این حالت طبیعی باشد مشکلی ندارد. اما در اکثر موارد بهتر است فرد ثابت بایستد و برای تأکید بر روی جملات به حرکات دست اکتفا کند.

شاید مهم‌ترین حرکت فیزیکی روی صحنه برقراری تماس چشمی ‌باشد. پنج یا شش نفر از مخاطبان را که ظاهری دوستانه دارند و در قسمت‌های مختلف جمعیت حضور دارند بیابید و در حین صحبت کردن با آن‌ها تماس چشمی برقرار کنید. آن‌ها را به‌عنوان دوستانی در نظر بگیرید که یک سال است ندیده‌اید و آن‌ها را در جریان کار خود قرار می‌دهید. این تماس چشمی، فوق‌العاده قدرتمند است و بیش از هر چیز دیگری به شما کمک می‌کند تا سخنرانی را پیش ببرید. حتی اگر زمان لازم برای آمادگی کامل نداشته باشید و مجبور باشید از روی متن سخنرانی بخوانید، نگاه کردن به جمعیت و برقراری ارتباط چشمی تفاوت بزرگی ایجاد خواهد کرد.

یکی دیگر از روش‌های فائق آمدن بر مشکلات برای سخنرانان بی‌تجربه، عصبی بودن، هم قبل از سخنرانی و هم در هنگام حضور بر روی صحنه می‌باشد. مردم به روش‌های مختلف با این موضوع کنار می‌آیند. بسیاری از سخنرانان تا لحظه‌ای که به این روش ادامه می‌دهند توجه مخاطبان را جلب می‌کنند. این روش مؤثر است زیرا درگیر نگه‌داشتن ذهن در سخنرانان بی‌تجربه حواس آن‌ها را پرت کرده و باعث رفع حالت عصبی می‌شود. ایمی کادی، استاد مدرسه بازرگانی هاروارد، که به بررسی این موضوع می‌پردازد که چگونه برخی از ژست‌های بدن می‌توانند بر قدرت تأثیر بگذارند، از یکی از غیرمعمول‌ترین تکنیک‌های آماده‌سازی که من دیده‌ام استفاده کرد. او توصیه می‌کند قبل از سخنرانی وقت خود را صرف قدم زدن، قدبلندی و کشیدن بدن کنید. این ژست‌ها به شما احساس قدرت بیشتری می‌دهد. او این کارها را قبل از رفتن روی صحنه انجام داد و سخنرانی فوق‌العاده‌ای ارائه کرد. اما من فکر می‌کنم بهترین توصیه این است که قبل از رفتن روی صحنه، نفس عمیق بکشید. این روش مؤثر است.

به‌طورکلی، مردم بیش‌ازحد نگران عصبی بودن هستند. عصبی بودن فاجعه ایجاد نمی‌کند. مخاطب انتظار دارد عصبی باشید. عصبی بودن واکنش طبیعی بدن است که می‌تواند عملکرد شما را بهبود بخشد: به شما انرژی می‌دهد تا کار کنید و ذهن شما را فعال نگه می‌دارد. فقط به نفس کشیدن ادامه بدهید. این روش بسیار مؤثر است.

تصدیق عصبی بودن نیز می‌تواند باعث ایجاد تعامل شود. نشان دادن آسیب‌پذیری خود، چه از طریق عصبی بودن و چه از طریق لحن صدا، یکی از قدرتمندترین راه‌ها برای جلب نظر مخاطبان است؛ البته به شرطی که واقعی باشد. سوزان کین، که کتابی درباره درون‌گراها نوشت و در کنفرانس ما در سال 2012 سخنرانی کرد، از سخنرانی خود وحشت داشت. شکنندگی او را روی صحنه احساس می‌کردید، و این شکنندگی باعث پویایی او شد. به‌طوری‌که تماشاگران به تشویق او پرداختند و بعد از سخنرانی همه می‌خواستند او را در آغوش بگیرند. این واقعیت که می‌دانستیم او در حال تلاش برای ماندن بر روی صحنه است، سخنرانی را زیبا کرده بود و این محبوب‌ترین سخنرانی در آن سال بود.

برنامه‌ریزی چندرسانه‌ای

به خاطر حجم بالای فناوری‌های موجود، استفاده از آن‌ها اجباری است و حداقل باید از اسلایدهای پاورپوینت استفاده کرد. تابه‌حال بیشتر مردم این توصیه را در مورد پاورپوینت شنیده‌اند: پاورپوینت ساده تهیه کنید. به‌جای کلمات کلیدی از اسلایدهای کوتاه استفاده کنید (مثلاً با فهرست کردن نکات مهمی که در مورد آن‌ها صحبت خواهید کرد؛ بهترین موارد را در کارت‌های یادداشت بنویسید). و کلماتی را که در اسلایدها هستند را با صدای بلند تکرار نکنید. نه‌تنها خواندن اسلایدها یکی از مشکلات تله پرامپتر است - "اوه، نه، او هم برای ما می‌خواند!" - بلکه اطلاعات فقط یک‌بار جالب است و شنیدن و دیدن همان کلمات تکراری است. این توصیه ممکن است در حال حاضر جهانی به نظر برسد، اما به هر شرکتی بروید مجریانی را می‌بینید که این موضوع را نقض می‌کنند.

بسیاری از بهترین سخنرانان TED اصلاً از اسلاید استفاده نمی‌کنند و بسیاری از سخنرانی‌ها به اسلایدها نیازی ندارند. اگر عکس یا تصویری دارید که به موضوع کمک می‌کند، آن‌ها را نشان دهید. اما اگر تصویری ندارید، حداقل برای برخی از بخش‌های ارائه از اسلایدها استفاده کنید. و اگر می‌خواهید از اسلایدها استفاده کنید، بهتر است جایگزین‌های پاورپوینت را بررسی کنید. به‌عنوان‌مثال، TED در شرکت Prezi که نرم‌افزار ارائه تولید می‌کند سرمایه‌گذاری کرده است. این نرم‌افزار دید چشم دوربین را به صورتی طراحی کرده است که یک دورنمای دوبعدی ارائه می‌دهد. بنابراین به‌جای ایجاد تصاویر مسطح متوالی، می‌توانید در اطراف صحنه حرکت کنید و در صورت نیاز بزرگنمایی را زیاد کنید. استفاده درست از چنین تکنیک‌هایی به شکل چشمگیری باعث تقویت بصری سخنرانی و بهبود آن می‌شود.

هنرمندان، معماران، عکاسان و طراحان بهترین فرصت را برای استفاده از تصاویر دارند. اسلایدها می‌توانند به چارچوب‌بندی و سرعت بخشیدن به سخنرانی کمک کنند و به سخنرانان کمک کنند تا بیش‌ازحد در اصطلاحات و کلمات تخصصی غرق نشوند. (حرف زدن در مورد هنر ممکن است سخت باشد – بهتر است آن را به‌صورت بصری تجربه کنید.) من ارائه‌های عالی را دیده‌ام که در آن هنرمند یا طراح، اسلایدها را روی تایمر خودکار قرار داده است و تصاویر هر 15 ثانیه تغییر می‌کنند. همچنین مجریانی را دیده‌ام که از کلیپ‌های ویدئویی استفاده می‌کنند و در طول آن سخنرانی می‌کنند. این کار به ثابت نگه‌داشتن سرعت آن‌ها کمک می‌کند. برای مثال، راس لاوگرو، طراح صنعتی بصری برنامهTED ، از این تکنیک برای همراهی مخاطبان در سفری بسیار خلاقانه استفاده کرد.

رویکرد دیگری که افراد خلاق استفاده می‌کنند این است که در طول سخنرانی سکوت می‌کنند و اجازه می‌دهند هنر به‌جای آن‌ها صحبت کند. مجسمه‌ساز جنبشی روبن مارگولین از این رویکرد برای تأثیری قدرتمند استفاده کرد. ایده این رویکرد این نیست که فکر کنید "قرار است سخنرانی کنم." بلکه فکر می‌کنید " می‌خواهم به مخاطبان تجربه‌ای قدرتمند از کارم بدهم." بدترین کاری که هنرمندان و معماران می‌توانند انجام دهند این است که به زبان انتزاعی یا مفهومی پیش بروند.

برای بسیاری از سخنرانان کلیپ‌های ویدئویی کاربردی آشکار دارد. به‌عنوان‌مثال، در یک سخنرانی در برنامه TED در مورد هوش کلاغ‌ها، دانشمند کلیپی از یک کلاغ نشان داد که یک قلاب را خم می‌کند و ابزاری درست می‌کند تا تکه‌ای غذا را از لوله بیرون بیاورد. این کلیپ منظور او را خیلی بهتر از بیان هر حرفی نشان داد.

اگر کلیپ‌های ویدئویی به‌خوبی استفاده شود بسیار مؤثر می‌باشد، اما باید از اشتباهات رایج جلوگیری کرد. کلیپ باید کوتاه باشد - اگر بیش از 60 ثانیه باشد، احتمال از دست دادن تماشاگران افزایش می‌یابد. از ویدیوهایی که به تعریف از شما می‌پردازند یا مانند اطلاعات تجاری (به‌ویژه ویدیوهای شرکتی) هستند، استفاده نکنید. مردم به دیدن این ویدیوها علاقه ندارند. کلیپی که دارای موسیقی متن باشد نیز باعث از دست دادن مخاطبان می‌شود. و هر کاری انجام می‌دهید، کلیپی از مصاحبه خود در برنامه مثلاً CNN را نشان ندهید. من سخنران‌هایی دیده‌ام که این کار را می‌کنند، و این واقعاً ایده بدی است - هیچ‌کس نمی‌خواهد در این سفر با شما همراه باشد. در حال حاضر تماشاگران شما را به‌صورت زنده می‌بینند و می‌شنوند. چرا بخواهند به‌طور همزمان کلیپ مصاحبه شما را روی صفحه‌نمایش تماشا کنند؟

مرتب کردن متن سخنرانی

ما حدود شش ماه (یا بیشتر) قبل از سخنرانی به سخنرانان کمک می‌کنیم سخنرانی خود را آماده کنند تا زمان زیادی برای تمرین داشته باشند. سخنرانی‌ها باید حداقل یک ماه قبل از جلسه اصلی به شکل نهایی برسد. هر چه قدر سخنرانان در هفته‌های آخر تمرین بیشتری انجام دهند، وضعیت بهتری خواهند داشت. در حالت ایده آل، سخنران‌ها به‌تنهایی و در مقابل تماشاگران تمرین می‌کنند.

بخش دشوار تمرین سخنرانی در مقابل افراد دیگر این است که آن‌ها احساس می‌کنند موظف به ارائه بازخورد و انتقاد سازنده هستند. اغلب بازخورد افراد مختلف متفاوت است یا مستقیماً باهم تضاد دارد. این مسئله گیج‌کننده یا حتی فلج‌کننده می‌باشد، به همین دلیل بهتر است در مورد افرادی که به‌عنوان مخاطب آزمایشی استفاده می‌کنید و از آن‌ها دعوت می‌کنید تا بازخوردشان را دریافت کنید، دقت کنید. به‌طورکلی، هر چه مخاطب شما تجربه بیشتری به‌عنوان مجری داشته باشد، می‌تواند انتقاد بهتری ارائه دهد.

من بسیاری از این درس‌ها را در سال 2011 آموختم. همکارم برونو جوسانی، که سرپرستی رویداد TEDGlobal را بر عهده دارد به این نکته اشاره کرد اگرچه من 9 سال به‌عنوان مدیر کنفرانس‌ها در TED خدمت کرده و بسیاری از سخنرانان را معرفی کرده بودم اما خودم هرگز در برنامه سخنرانی نکرده بودم. بنابراین او از من دعوت کرد سخنرانی کنم و من پذیرفتم.

بیشتر از آنچه فکر می‌کردم دچار استرس شدم. با وجودی که زمان زیادی صرف کمک به دیگران برای چارچوب‌بندی داستانشان کرده بودم، چارچوب‌بندی داستان خودم به شکلی راضی‌کننده بسیار دشوار بود. تصمیم گرفتم متن سخنرانی‌ام را که در مورد چگونگی قدرت دهی ویدیوی وب به نوآوری جهانی بود، حفظ کنم. ولی واقعاً سخت بود: باوجوداینکه ساعت‌های زیادی صرف کردم و از همکارانم مشاوره گرفتم، به نقطه‌ای رسیدم که کاملاً ناامید شدم و فکر کردم هرگز قادر به انجام این کار نیستم. واقعاً فکر می‌کردم خراب می‌کنم و تا لحظه‌ای که روی صحنه رفتم عصبی بودم. اما درنهایت سخنرانی‌ام خوب پیش رفت. قطعاً این سخنرانی یکی از سخنرانی‌های عالی TED نیست، اما با واکنش‌های مثبت روبرو شد - و من از استرس ناشی از آن جان سالم به در بردم.

درنهایت، همان چیزی را یاد گرفتم که سخنرانان ما به مدت سه دهه کشف کرده بودند: ارائه‌ها بر اساس کیفیت ایده، روایت، و اشتیاق گوینده افت‌وخیز می‌کند. این مسئله به مواد اولیه بستگی دارد، نه سبک صحبت کردن یا ترفندهای چندرسانه‌ای. «آموزش» مشکلات سخنرانی کار نسبتاً آسانی است، اما هیچ راهی برای «آموختن» داستان اصلی وجود ندارد؛ در واقع خود مجری باید مواد خام اولیه را داشته باشد. اگر چیزی برای گفتن داشته باشید، می‌توانید یک سخنرانی عالی تهیه کنید. اما اگر موضوع اصلی وجود نداشته باشد، بهتر است اصلاً صحبت نکنید. دعوت را رد کنید. به کار خود بازگردید و منتظر بمانید تا ایده قانع‌کننده‌ای داشته باشید که واقعاً ارزش اشتراک‌گذاری داشته باشد.

تنها نکته مهمی که باید به خاطر بسپارید این است که هیچ راه خوبی برای سخنرانی وجود ندارد. به‌یادماندنی‌ترین سخنرانی‌ها در خصوص موضوعات جدید است؛ موضوعاتی که قبلاً هیچ‌کس در موردش صحبت نکرده است. بدترین سخنرانی‌ها آن‌هایی هستند که پیچیده می‌باشند. بنابراین به‌هیچ‌وجه از نصایحی که کردم تقلید نکنید. به‌صورت کلی به آن توجه کنید. اما سخنرانی خودتان را تهیه کنید. خودتان می‌دانید چه چیزی در مورد شما و ایده شما متمایز است. با نقاط قوت خود پیش بروید و سخنرانی کنید که مختص خودتان باشد.

Find the perfect combination of data and narrative

Harvard Business Review